Het proces en de inhoud op elkaar afstemmen

Zoals beloofd zou ik mijn leven gaan beteren. Elke drie weken werk ik mijn blog bij. Soms iets uitgebreider, soms iets minder uitgebreid. In de afgelopen paar weken zijn er een aantal interessante en relevante zaken gebeurd.

Proces en inhoud
Ten eerste heb ik mijn opdracht in Hoogeveen definitief afgerond. De druppel is ingeleverd het account is buiten werking gesteld. In een eerdere blog vertelde ik al dat in deze opdracht het plan van aanpak erg belangrijk was. Gaandeweg het proces bleek ook regelmatig dat zowel de portefeuillehouder als de opdrachtgever aanvullende opdrachten hadden (binnen de context van de bestaande opdracht). Een van de dingen die ik in die context mijzelf steeds voor ogen heb gehouden is dat de aanvullende opdrachten op een verantwoorde en zorgvuldige wijze verwerkt moesten worden in de planning. Daarover steeds communiceren met de opdrachtgever bleek wel van belang. De feedback was dat het soms wel erg op de planning gericht was, maar dat (toegegeven) dat heeft bijgedragen aan het bereiken van de doelstelling. En daar ben ik dan weer blij mee. Sturen op het proces was in deze opdrachten een zeer belangrijk onderdeel.

Bij een oud collega/relatie hing aan de muur de volgende wijsheid: "Als het proces maar goed zit, komt de inhoud ook wel goed!" Andersom is dat niet altijd het geval. En dat heeft weer te maken met een andere gebeurtenis deze weken.

Een medewerker bij een andere opdrachtgever heeft een paar jaar geleden de kans die is geboden, met beide handen aangegrepen. Gaandeweg blijkt echter dat de persoon in kwestie continu to(b)p-prestaties moet leveren en dat daarmee verwachtingen worden opgedrongen die niet waargemaakt worden. Inhoudelijk is de afgelopen jaren een ontwikkeling doorgemaakt (zij het echter nog steeds onvoldoende), tegelijkertijd blijkt dat het proces om een opdracht tot een goed einde te brengen, aan alle kanten rammelt. Daarmee klopt het proces niet, de inhoud is uitbesteed geweest, bestuurders ontevreden en het nodige herstelwerk zit er aan te komen. Voor de persoon in kwestie een onverkwikkelijke zaak. Een en ander laten voortbestaan is echter ook geen optie en om die reden hebben mijn opdrachtgever en ik samen het gesprek gevoerd dat een andere functie waarschijnlijk beter past. Het proces hebben we zorgvuldig ingestoken, de inhoudelijke uitwerking komt dan vanzelf. Proces is leidend, inhoud is volgend.

Blijven leren
Mensen die mij kennen, weten dat motorrijden één van mijn grotere (zo niet de grootste) passies is in mijn leven. Ik maak er al een aantal jaren een traditie van om in het ene jaar een voortgezette rijopleiding voor de auto te doen en het andere jaar een voortgezette rijopleiding voor de motor. Het is leuk om te doen en draagt bij aan het verbeteren van de verkeersveiligheid en dat is uiteindelijk weer goed voor de verzekeringspremies.

Dit was het jaar van de motor en eind maart heb ik samen met een groep andere leden van de club de KNMV training gevolgd op het verkeersveiligheidsinstituut van de politie in Lelystad. En hieruit blijkt ook maar weer eens de noodzaak om te blijven doen aan permanente educatie. Elke keer weer pik iets op. De ene keer wat meer en de andere keer wat minder. In dit geval was het weer een bijzonder leerzame dag. Hij begon koud (-5), maar eindigde met een zeer voldaan en tevreden gevoel: weer wat geleerd!

En dat probeer ik ook weer in mijn opdrachten mee te nemen: elke dag wat leren. Hetzij zelf iets opsteken, hetzij aan iets proberen bij te brengen, want daar leer ik ook weer van. Het waren inspirerende weken die een warm gevoel achterlaten. Ik heb zin in de rest van de lente en hoop op een lekkere warme zomer.

Tot over drie weken. Hieronder alvast een voorproefje van hoe motorrijden en interim opdrachten verband met elkaar houden.

4xK: het is net organisatieontwikkeling

Kijken (en koers bepalen),
Klaar zijn,
Kantelen en
Kracht opbouwen:

Foto's: met dank aan www.wegraceinfo.nl

Bottom line: discipline!

Vanochtend toen ik mijn kinderen naar school bracht, werd ik haar fijntjes aangesproken door een van mijn followers: "Heb je het druk of zo?", was de vraag die zij stelde. "Hoe zo?", reageerde ik. "Nou", zei zij, "het is al weer even geleden dat je een bijdrage aan je blog hebt toegevoegd. Oops ... Schaamrood stijgt langzaam op en ik weet nog net uit te stamelen dat het inderdaad druk is en dat ik snel moet gaan. En vervolgens trok ik mij terug in de beslotenheid van de auto, gauw op weg naar Harlingen.

Aangezien mijn kinderen in Eelderwolde naar school gaan en ik in Harlingen een interimklus doe, had ik gelukkig de gelegenheid om te bedenken waarom het al weer even geleden was dat ik aan mijn eigen blog heb bijgedragen. Is er dan niets te melden? Zeker wel, genoeg: van medewerkers die in een ontwikkeltraject zitten, tot en met verkopers van leveranciers en projectleiders die de beloften van de verkoper moeten zien waar te maken. Bottom line? Discipline! En dat is nu juist wat er aan ontbreekt ...

Dat doet me denken aan een inspirerend gesprek dat ik recent had met een adviseur die door haar werkgever (samen met een paar honderd anderen) aan de kant was gezet. Deze jongedame had na haar gedwongen vertrek eerst haar huis opgeknapt (goede keuze) en is zich aan het oriënteren op de rest van haar toekomst (heel goed). Ze had mij uitgenodigd om te spreken over het ondernemerschap. Hoe had ik het gedaan, hoe kom je aan opdrachten etc. Allemaal hele relevante vragen.

Vanuit mijn ervaring uit mijn opdrachten, weet ik dat het goed is om een plan te maken. Veel managementgoeroe's roepen immers altijd dat winnaars een plan hebben (en ik ben het ermee eens). In mijn opdrachten doe ik het ook. Als ondernemer veel minder ... en dat is vreemd. Tijdens dat gesprek realiseerde me ik dat wat ik aan anderen probeer over te brengen, mijn werkelijke overtuiging is en dat ik tegelijkertijd niet datgene doe wat ik aanbeveel. Da's raar, maar ja, ik ben niet Roomser dan de paus en niets menselijks is mij vreemd. "Practise what you preach" zou je denken, maar ja, de discipline ontbrak.

Echter aangespoord door mijn follower, vanavond weer de tijd genomen om een bijdrage te leveren. Moraal van dit verhaal zijn twee dingen:
1. Zeg wat je doet en doe het dan ook!!!
2. Breng jezelf discipline bij om datgene wat je zegt ook te doen.

Ik heb mijzelf nu verplicht om elke drie weken een bijdrage te leveren. Ik heb er ook ruimte voor ingepland. Maar als iemand mij wil helpen herinneren, ik houd mij aanbevolen.

De kop zit erop!

Eind november ben ik gestart in twee nieuwe opdrachten. De eerste in Harlingen en de andere in Hoogeveen. Nu een paar week later, constateer ik dat twee opdrachten fijn is, tegelijkertijd ik mijn kop er goed bij moet houden om ze niet door elkaar te halen. Beide opdrachten hebben betrekking op het vakgebied Toezicht & Handhaving. Dat maakt het ook niet eenvoudiger om de opdrachten uit elkaar te houden. Een van de toegepaste hulpmiddelen is het maken van een plan van aanpak.

Bij aanvang van nieuwe opdrachten begin ik met het maken van een plan van aanpak. Zo ook in Harlingen en Hoogeveen. De opdracht in Hoogeveen in behoorlijk overzichtelijk en het plan en de daaraan gekoppelde acties zijn dat ook. Tegelijkertijd blijkt maar weer eens dat plan en werkelijkheid soms uit elkaar gaan lopen gedurende de opdracht. Zo ook in Hoogeveen. De bedoeling is om samen met het college van B&W een workshop te houden over prioriteiten. De planning gaat uit om deze workshop voor 31 december 2010 af te ronden. De teruggekoppelde datum: 25 januari 2011. Dit betekent een directe vertraging in de voortgang van het project. Het aanpassen van het plan van aanpak met de bijbehorende planning, is de enige optie en het is nu aan de opdrachtgever te beslissen of en in hoeverre dit aanvaardbaar is.

Harlingen is complexer. De opdracht is langer en kent meerdere dimensies. Mag ik in Hoogeveen vooral als adviseur meewerken in het proces, in Harlingen ervaar (en draag) ik de verantwoordelijkheid voor het team. Ook hier de eerste weken hard gewerkt aan het realiseren van het plan van aanpak. Tegelijkertijd voorzichtig (bij)sturen over bijvoorbeeld Burgergericht schrijven (doen!). Daarnaast begeleiding geven aan medewerkers die het nodige over zich heen krijgen. Ik ervaar van dichtbij (gelukkig nog nooit zelf meegemaakt) hoe iemand reageert wanneer zijn huis overhoop is gehaald door inbrekers en ze spullen hebben meegenomen.

Doordat Harlingen een meer complexe opdracht is, is het plannen van de acties moeilijker. Ik prijs mij gelukkig dat ik gebruik mag en kan maken van mensen in mijn netwerk die willen meedenken en mij tips aan de hand doen (dank je wel!). Het plan van aanpak is klaar, nu voor mijzelf nog meer overzicht scheppen door op een excel-sheet de planning uit te tekenen.

Gestart in twee nieuwe, boeiende en uitdagende opdrachten. De kop is eraf! En nu werken aan de realisatie van de plannen van aanpak. Wat mij betreft een bijzonder mooie en goede afsluiting van het jaar 2010. Mooie opdrachten. Mooie plannen. De kop zit erop!

Ik wens u allemaal zeer voorspoedige Kerstdagen met uw naasten, 

 en een bijzonder goed en bovenal gezond en gelukkig 2011. 

Hoofd uit het zand

Aan het einde van elk jaar, maak ik het plan voor het volgende jaar. Zo ook eind 2009: het eerste kwartaal nog een mooie opdracht in Noord-Brabant en tot de zomer een mooie uitdagende interim opdracht in Friesland. Dan op vakantie en na de vakantie aansluitend een mooie nieuwe opdracht. Verdiensten goed in beeld, kosten goed in beeld en niet extreem, en vol goede moed begonnen.

De eerste maanden liepen dan ook als gepland. Dat was ook niet zo moeilijk, er waren immers doorlopende opdrachten. Eind maart 2010 heb ik zelf in heel goed overleg met mijn opdrachtgever besloten de opdracht in Noord-Brabant over te dragen aan een opvolger. Het primaire doel was bereikt, en de opdracht vergde andere kwaliteiten. Als interim professional is het ook van belang om van jezelf te weten waar je minder goed in bent. De interim opdracht in Friesland liep nog door en het zag er nog allemaal goed uit.

De eerste teleurstelling kwam doordat mijn opvolger in Friesland eerder kon beginnen. Terechte keuze van de opdrachtgever: zou ik zelf ook gedaan hebben, gevolg was echter wel dat ik eind juni al klaar was in plaats van de geplande begin juli. Aangezien heel bestuurlijk Nederland ook vakantie had, de formatie toch langer duurder dan gehoopt, was er weinig beweging te bespeuren in de markt.

En wat doe je dan?

Mijn allereerste actie was snijden in de kosten: dat is een optimistische benaming van het feit dat ik mijn eigen inkomen met meer dan 35% naar beneden bijstelde. Andere kosten zijn immers marginaal. Tegelijkertijd heb ik mij gerealiseerd dat het nu de tijd is om te genieten. Genieten van gezin, motorrijden, de vrijheid en het mooie weer. Tegelijkertijd komen dan onvermijdelijk de "schizofrene" gedachten boven tafel: hoe moet het nu, er is geen opdracht, het geld raakt op etc. Ik heb ze allemaal doorleefd. En toch ben ik gebleven. Vluchten is niet zo mijn stijl.

Dus andere dingen aanpakken, nieuwe activiteiten ontplooien en sociale media gebruiken. En zo ook deze blog. Is het dan nog steeds zo stil: nee zeer zeker niet. Ik ben druk bezig met nieuwe uitdagingen en zeer binnenkort begin ik met een nieuwe opdracht. Weer in Friesland. Wat een geluk dat mijn echtgenote me dat heeft bijgebracht: ik versta de Friezen (althans: meestal). Ik heb er ook veel zin in.

En zo ook in deze blog: op regelmatige basis ga ik een aantal zaken die zakelijk gezien van invloed zijn geweest, toevertrouwen aan dit medium. Ik haal mijn hoofd uit het zand en steek hem in de wind!

Kijk voor mijn activiteiten op:
- www.bcim.nl